Een vergaderruimte kiezen: waar let u op?

Een goed overleg begint met een ruimte die past bij de bijeenkomst. Voor een klantgesprek zoekt u iets anders dan voor een brainstorm of een vergadering met uw hele team. Hoe kiest u een vergaderruimte waarin iedereen prettig kan werken?

Begin bij het doel, de deelnemers en de werkvorm. Daarna kijkt u naar de voorzieningen en de kosten. Met deze aandachtspunten maakt u een gerichte keuze uit onze vergaderruimtes in Reeuwijk.

1. Bepaal wat de bijeenkomst moet opleveren

Wilt u een besluit nemen, ideeën verzamelen of een klant uitgebreid spreken? Die vraag bepaalt voor een groot deel wat u nodig heeft. Voor een gesprek is het prettig als iedereen elkaar goed kan zien. Bij een presentatie moet het scherm vanuit iedere zitplaats zichtbaar zijn. Een brainstorm vraagt mogelijk om een whiteboard en ruimte om tussendoor op te staan.

Maak vooraf een korte agenda. Noteer per onderdeel wat u gaat doen en welke middelen daarvoor nodig zijn. Zo voorkomt u dat u een ruimte kiest op basis van alleen een foto of het aantal stoelen.

2. Kies de grootte op basis van uw gebruik

Tel alle aanwezigen mee, ook een externe adviseur of iemand die een deel van het overleg aansluit. Bedenk vervolgens wat iedereen op tafel nodig heeft. Een groep die met laptops en documenten werkt, gebruikt meer tafelruimte dan een groep die alleen luistert.

Voor een kleinschalig gesprek kunt u onze kleine vergaderruimte of flex vergaderruimte bekijken. Voor een uitgebreider teamoverleg is de vergaderzaal een mogelijkheid. Geef bij uw aanvraag het aantal deelnemers en de gewenste indeling door; dan kunnen we beoordelen welke ruimte past.

3. Denk aan de sfeer van het gesprek

Niet iedere afspraak vraagt om dezelfde setting. Een formeel overleg verloopt anders dan een kennismaking of coachgesprek. Kijk daarom ook naar de inrichting en de manier waarop u tegenover elkaar zit.

Onze nieuwe vergader- en coachruimte heeft een overlegtafel en een zithoek met fauteuils. Daarmee biedt deze ruimte verschillende mogelijkheden voor gesprekken. Heeft u specifieke wensen voor rust of vertrouwelijkheid? Bespreek die vooraf, zodat u zelf kunt beoordelen of de ruimte geschikt is voor uw afspraak.

4. Controleer de techniek vóór de bijeenkomst

Een presentatie werkt pas prettig als uw laptop op de beschikbare apparatuur kan aansluiten. Geef daarom aan of u een scherm, beamer of whiteboard wilt gebruiken. Vraag welke aansluitingen beschikbaar zijn en of u zelf een adapter moet meenemen.

Laat iemand online deelnemen? Denk dan naast wifi en beeld ook aan geluid. Kan de deelnemer iedereen verstaan, en kan iedereen de online deelnemer horen? Vraag vooraf welke voorzieningen de gekozen ruimte heeft en test uw opstelling voordat het overleg begint. De aanwezigheid van internet betekent niet automatisch dat iedere ruimte een complete videobelinstallatie heeft.

5. Plan ontvangst, pauzes en reistijd

Laat bezoekers weten waar zij zich kunnen melden en hoe laat u hen verwacht. Onze receptie kan bezoekers tijdens kantooruren ontvangen. Bespreek of zij direct naar de ruimte worden verwezen of eerst op u wachten.

Reserveer voldoende tijd voor het klaarzetten en afronden van uw bijeenkomst. Duurt het overleg langer, plan dan een pauze en bespreek eventuele catering. Verzamelgebouw Reeuwijk ligt aan de Leeghwaterstraat 25, bij de Reeuwijkse Randweg en de A12. Zoekt u vanuit Gouda? Bekijk ook de informatie over vergaderen nabij Gouda.

6. Vraag naar het complete kostenplaatje

Vergelijk niet alleen de huur van de ruimte. Kijk ook naar eventuele toeslagen voor ontvangst, parkeren, dranken, apparatuur en catering. De reserveringsduur en het tijdstip kunnen eveneens invloed hebben op het totaal.

De actuele tarieven vindt u op de pagina van de betreffende ruimte. Vraag bij een reservering wat precies in uw voorstel is inbegrepen. Zo weet u vooraf waar u aan toe bent en kunt u ruimtes op dezelfde basis vergelijken.

Uw aanvraag in vijf punten

• Datum, begin- en eindtijd, inclusief voorbereiding.
• Aantal deelnemers en het doel van de bijeenkomst.
• Gewenste opstelling en gebruik van laptops of documenten.
• Benodigde apparatuur en eventuele online deelnemers.
• Wensen voor ontvangst, pauzes en catering.

Veelgestelde vragen over een vergaderruimte kiezen

Is een grotere vergaderruimte altijd prettiger?

Niet per se. Een kleine groep kan juist prettig overleggen aan een tafel waar iedereen elkaar goed ziet. Extra ruimte is vooral nuttig als u veel materialen gebruikt, wilt bewegen of verschillende werkvormen afwisselt.

Welke ruimte past bij een workshop?

Dat hangt af van de oefeningen en het aantal deelnemers. Heeft iedereen een eigen werkplek nodig of wilt u tafels anders neerzetten? Bekijk dan onze trainingsruimte en lees waar u op let bij het kiezen van een trainingsruimte.